Amikor egy vállalat szoftveres rendszert használ a tevékenységéhez, fontos, hogy a szervezet folyamatai és emberei megfelelően legyenek hozzárendelve a rendszerhez. Például, amikor egy CRM eszközt alkalmazol az értékesítéshez, a rendszernek át kell látnia az értékesítési folyamatodat és azt, hogy ki kezeli a folyamat különböző részeit. A használt szoftverhez hozzá kell rendelned a felhasználókat, az értékesítési ciklusokat, a költségvetést és az értékesítési folyamat más részeit. Ha ezek nincsenek megfelelően hozzárendelve, akkor az következetlenségeket, és réseket eredményezhet a rendszerben. Tegyük fel, hogy érvényben van egy céges szabályozás, ami kimondja, hogy a termékekre adható kedvezmények nem haladhatják meg a 15%-ot. Ha azonban ezt a feltételt nem rendeled hozzá a telepített CRM-hez, akkor magasabb kedvezményeket fog adni a rendszer és a céges szabályozásodat kidobhatod az ablakon. Éppen ezért rendkívül fontos, hogy a CRM ugyanannyira átlássa az embereidet és folyamataidat, mint te magad.

Ezzel kapcsolatban az egyik legfontosabb dolog, amire a CRM implementálása közben figyelned kell, az a felhasználók kezelése. Tegyük fel, hogy nagy értékesítő csapatod van és be kell lépniük a CRM-be az értékesítés lebonyolításához. A vállalatodon belül a vezérigazgatótól kezdve egészen az utolsó gyakornokig, több szintje lehet a hierarchiának és mindenki eltérő jogosultságokkal és engedélyekkel rendelkezik. Például noha az értékesítési igazgatók hozzáférhetnek a junior csapattagok adataihoz, a vezérigazgató adatait már nem láthatják, hiszen a vezérigazgató az értékesítési igazgatók felett áll a hierarchiában. Éppen ezért a vállalati hierarchiát és az adatmegosztás szabályozását pontosan kell hozzárendelni a használt CRM-hez, s így a rendszer is átlátja a céged szervezeti felépítését, valamint zökkenőmentesen szabályozza az adatmegosztást és a CRM hozzáféréseket az egész cégen belül.

Ebben a kézikönyvben megvizsgáljuk a Zoho CRM felhasználó kezeléshez és adatmegosztásához kapcsolódó különféle terminológiákat, fogalmakat és módszereket.

1. Végezd el ezt a gyors feladatot, mielőtt belemerülünk a felhasználó kezelés részleteiben:
   
2.    Készíts listát a felhasználóidról, mint például: Jason, Mary, Thomas, Clark és Joan.
   
3. ​ Kategorizáld a felhasználóidat a különféle feladatkörökbe, amik a cégednél vannak.
   

Például: vezérigazgató, értékesítési vezetők, értékesítők, üzletfejlesztési vezetők, értékesítési asszisztensek és így tovább.

Ha nagyon sok felhasználód van, a gyakorlat kedvéért csak véletlenszerűen válassz ki 10-et. Amint mindenkit beosztottál a feladatkörébe, készen állsz rá, hogy beléptesd őket a CRM-be!