Az alapértelmezett feladatkör hierarchián, az adatmegosztási szabályok és a rekord szintű megosztás által meghatározott kivételeken kívül, az adatmegosztásnak számos más módja is létezik a CRM-ben.
Ezek beállítása NEM kötelező. Csak alternatívát kínálnak számodra, hogy az adatokat más módon is megoszthasd a felhasználókkal -- a feladatkörök, az adatmegosztási szabályok és a rekord szintű megosztás módszerein túl.
Rekordok társtulajdonlása:
Ez a Zoho CRM által kínált egyik másfajta lehetőség az adatok megosztására a felhasználóiddal. Ezzel a módszerrel egy CRM felhasználó társadat az adott rekord társtulajdonosává teheted.
Azáltal, hogy társtulajdonossá teszel valakit, kiterjeszted rá a tulajdonjogokat. Ezek a társtulajdonosok egyformán felelősek a műveletekért, amik a rekorddal történnek a CRM-ben.
Mondjuk például Éva a Vitorlás Kft. értékesítője a kollégájával, Zsuzsával együtt meglátogatták az egyik ügyfelüket, hogy bemutassák neki cégük egyik termékét. Ahogy a CRM-ben az üzlet szépen halad előre az értékesítési tölcsérben, Éva szeretné, ha Zsuzsa is részt venne a rekorddal kapcsolatos tevékenységek végrehajtásában, hiszen mindketten kapcsolatba kerültek az ügyféllel. Ahelyett, hogy Éva megosztaná a rekordot Zsuzsával, a rekord társtulajdonosává teheti. Ezáltal Zsuzsa részt vehet az összes folyamatban, amin a rekord keresztülmegy a CRM-ben, de továbbra is Éva marad a rekord elsődleges tulajdonosa, Zsuzsa csak a társtulajdonos lesz.
De mi a különbség a rekord megosztása és társtulajdonos megadása között?
Ez egy jogos kérdés. A Zoho CRM számtalan módot kínál az adatok megosztására, mint például az adatmegosztási szabályok és a rekord szintű megosztás.
Miben más a társtulajdonlás általi „megosztás”?
Nos, míg az adat megosztása inkább egyfajta átláthatóság biztosítását jelenti, addig a rekord társtulajdonjogának megadása a felelősség és elszámoltathatóság kiterjesztését. Kicsit ugorjunk vissza Éva és Zsuzsa példájához. Nézzük meg, pontosan mi történik a rekord egyszerű megosztása és társtulajdonlása esetében.
Tegyük fel, hogy Éva rekordjához hozzáfér a Vitorlás Kft. vezérigazgatója, néhány értékesítője és értékesítési vezetője. Szóval az admin létrehozott a CRM-ben egy munkafolyamat-szabályt (workflow rule), így a rendszer mindig automatikusan értesítést küld a rekord tulajdonosának arról, ha a „Kedvezmény” mezőt bárki 10%-nál magasabb értékre módosítja.
Ha a rekord Évávval csak a rekord szintű megosztás által van „megosztva”, akkor Zsuzsa láthatja az adott üzletkötést és módosítást is végrehajthat benne, de nem kap értesítést mások módosításairól.
Ha azonban Zsuzsát társtulajdonosként adtuk meg, akkor az admin létrehozhatja a munkafolyamat-szabályt úgy, hogy a társtulajdonos is szerepeljen az e-mail értesítés címzettjei között. Így már -- Évához hasonlóan -- Zsuzsa is kap e-mailben értesítést, ha a rekord „Kedvezmény” mezőjét valaki 10%-nál magasabb értékre módosítja.
Mit is jelent ez?
Azt jelenti, hogy társtulajdonosként Zsuzsa ugyanannyira felelős és felelősségre vonható a rekorddal kapcsolatban, mint Éva. Tehát, ha Zsuzsa észreveszi, hogy valaki 10%-nál nagyobb kedvezményt adott az üzletkötésre, figyelmeztetheti a vezetőket vagy bármilyen további lépéseket tehet, amikről úgy ítéli meg, hogy összhangban állnak a Vitorlás Kft. szabályzatával.
Éppen ezért sokkal többről szól egy felhasználót társtulajdonossá tenni, mint szimplán megosztani vele a rekordot, mert ezáltal az illető sokkal inkább felelősségre vonható.
Hogyan tehetsz valakit egy rekord társtulajdonosává?
Ehhez csak annyit kell tenned, hogy a kívánt elrendezésbe beillesztesz egy „Felhasználói mező” elnevezésű mezőt. Például egyszerűen csak húzd a „Felhasználói mezőt” az „Üzletkötések” modulba és nevezd el „Társtulajdonosnak”.
Ezután, ha valaki egy új üzletkötést felvisz a rendszerbe, szükség esetén meghatározhat hozzá egy társtulajdonost. A társtulajdonosnak a profiljában meghatározott engedélyek alapján lesz hozzáférési joga a rekordhoz. Ez azt jelenti, hogyha Jasonnek az „Üzletkötések” modulhoz csak „Nézet” engedély lett beállítva a profiljában, akkor hiába társtulajdonosa az adott rekordnak, nem fogja tudni azt szerkeszteni vagy törölni. Szóval mielőtt valakit társtulajdonossá teszel, győződj meg róla, hogy a profiljában az engedélyek megfelelően vannak frissítve.
Amint a felhasználó társtulajdonossá válik egy rekordnál, a felhasználó különféle helyeken és folyamatokban említhető meg a CRM-ben, mint például e-mail értesítések címzettjeként, sablonokban, Blueprint kapcsolatokban, kimutatásokban és importokban.
Ha a „Felhasználói mezők” beállításával kapcsolatban további információt szeretnél, lásd: Felhasználói mező létrehozása.