A munkaidő meghatározása nagyon fontos lépés a CRM fiókodban. A munkaidő meghatározza az egész szervezet munkaóráit és a segítségével külön műszakot tudsz beállítani minden egyes felhasználó és szervezeti egység számára.

Ahhoz, hogy a munkaidő beállításának fontosságát megértsd, csak gondolj a szervezet képviselői között kiosztott értékesítési feladatokra. Nem lenne szerencsés, ha egy olyan munkatársnak osztanál ki egy feladatot, aki aznapra már befejezte a munkát. Ha egy tevékenység, kritérium esemény teljesülése vagy egy emlékeztető (egy feladat teljesítésére vonatkozóan) időhöz van kötve, akkor fontos, hogy a rendszer tudja, ki mikor áll rendelkezésre, és ennek megfelelően tudja majd kiosztani a feladatokat és biztosítani a hozzáférést. 

Emiatt elengedhetetlen beállítani a munkaidőt a CRM fiókban. Amint minden egyes felhasználó és szervezeti egység hivatali ideje be lett állítva, különféle CRM feladatköröket, tevékenységeket, emlékeztetőket és figyelmeztetéseket lehet kiosztani a felhasználóknak a rendelkezésre állásuktól függően. 

A munkaidő beállítása azon szervezetek számára is nagyon hasznos, amelyek több időzónában is tevékenykednek. Például a Vitorlás Kft. egy olyan cég, amelynek székhelye Budapesten található. Azonban Horvátországban és Görögországban is vannak ágazatai, és mind a három helyszínen vannak alkalmazottai, akik a CRM-et használják. Így az adott helyszín CRM adminja határozza meg a hivatali időt, az ország időzónáját figyelembe véve.

A következő kifejezéseket érdemes megismerned:

Munkaidő:

    A szervezeted munkaóráit határozza meg, és azt, hogy mikor álltok az ügyfelek rendelkezésére. Például beállíthatod, hogy heti öt napon át, napi 24 órát öleljen fel a munkaidő.

Műszak 

    A műszak határozza meg, hogy hány órát dolgoznak a felhasználók és a szervezeti egységek. Például lehet, hogy a szervezet minden egyes nap 24 órát üzemel öt napon át, de az alkalmazottak nem dolgoznak folyamatosan abban az időszakban, és néhány szervezeti egység szigorúbban határozza meg az órák számát. Az ügyfélszolgálati munkatársak számára különböző műszakokat állíthatsz be, attól függően, hogy például Horvátországban, Görögországban vagy Magyarországon  dolgoznak. Ezeket az órákat, vagyis műszakokat felhasználók vagy csapatok alapján adják meg és a felhasználókhoz vagy csapatokhoz rendelik hozzá.

A munkaidő beállítása:

A Zoho CRM-ben a következő hivatali időket állíthatod be:

7 nap X 24 óra 

5 nap X 25 óra

Egyéni munkaidő 

Ha az Egyéni munkaidő opciót választod, akkor személyre szabva adhatod meg a munkaórákat, munkanapokat, és kiválaszthatod azt is, hogy melyik napon kezdődjön a heted. Például, a Közel-Keleten található vállalatok gyakran vasárnap kezdik meg az üzleti hetet, pénteken és szombaton pedig zárva vannak. Az egyénileg beállítható üzleti hét lehetőséget ad a vállalatoknak, hogy pontosan megadhassák a nyitva tartásukat.