2. Lecke a Felhasználó kezelésről

Ebben a leckében átnézzük a fogalmakat és módszereket, amik a felhasználók beállításához és kezeléséhez szükségesek a Zoho CRM-ben.

1. Felhasználói engedélyek vásárlása
   
2. Felhasználók meghívása
   
3. Profilok beállítása
   
4. Feladatkörök meghatározása
   

1.lépés: Felhasználói engedélyek vásárlása:

A Zoho CRM előfizetése engedélyezési modellen alapul. Ahhoz, hogy csapatod tagjait felhasználóként hozzáadd a Zoho CRM-hez, megfelelő számú engedélyt kell vásárolnod. Tehát például, ha 50 felhasználóra van szükséged a CRM fiókodban, akkor 50 darab felhasználói engedélyt kell vásárolnod ahhoz a változathoz, amire előfizettél.

A rendszerben egy felhasználónak csak egy engedélye lehet, tehát a felhasználói engedély nem osztható meg több felhasználó között. Az engedélyek változat specifikusak is, ami azt jelenti, hogy a különböző CRM változatokból nem lehetséges egy vállalati fiókhoz kötni az összes felhasználói engedélyt. Tehát, az előbb említett 50 felhasználói engedélyt nem vásárolhatod meg úgy, hogy 25 darabot a Professional-változatból, a másik 25 darabot pedig az Enterprise-változatból. Minden megvásárolt felhasználói engedély az általad igényelt változaton fog alapulni.

Ne feledd, hogy amikor törölsz egy felhasználót a rendszerből, csak a vállalatod fiókjából távolítod el, de az engedélye aktív marad és továbbra is fizetned kell érte. Ezt a megüresedett engedélyt esetleg betöltheted egy másik felhasználóval, de ha nem tudsz mást hozzáadni, akkor a felhasználói engedélyt teljes egészében visszavonhatod.

2.lépés: Felhasználók meghívása:

Miután megfelelő számú felhasználói engedélyt vásároltál, a következő lépés a felhasználók meghívása. A meghívás elfogadását követően a felhasználó hozzá lesz adva a Zoho CRM-hez.

A felhasználók meghívásakor 2 fő szempontot kell figyelembe venned:

• Feladatkörök.

• Profilok.

Amikor meghívsz egy felhasználót, a megfelelő feladatkörhöz és profilhoz kell hozzárendelned. De mik azok a feladatkörök és profilok a Zoho CRM-ben? Olvass tovább, hogy megértsd ezeket az alapvető fogalmakat a felhasználó kezelés területén.

Feladatkörök

Emlékszel a vállalatodnál lévő felhasználókról készített gyors ellenőrzőlistára? Ha minden igaz, a felhasználókat besoroltad a megfelelő feladatkörökbe és kijelöltél például vezérigazgatót, értékesítési vezetőket, értékesítőket, üzletfejlesztési vezetőket, értékesítési asszisztenseket és így tovább.

Ezeket a CRM-ben is „Feladatköröknek” nevezik. Csak annyit kell tenned, hogy a szervezetedben meglévő feladatköröket egyszerűen hozzárendeled a CRM-ben szereplő feladatkörökhöz.

A feladatkörök létrehozásánál azok egymáshoz viszonyított hierarchiáját is fel kell építened, mert ez fogja meghatározni, hogy a CRM adatok hogyan lesznek megosztva a CRM felhasználók között. Itt egy egyszerű példa: ahogy a jobb oldali ábrán láthatod, a szervezeti ranglétra legtetején áll a vezérigazgató.

A vezérigazgatónak számolnak be az értékesítési vezetők mind az angliai (UK), mind az amerikai (USA) részlegeken. Szóval az értékesítési vezetői feladatkörök lokációtól függetlenül egy szinten állnak a ranglétrán.

Ahogy tovább haladunk lefelé a hierarchián, vannak értékesítők és értékesítési asszisztensek (az angliai és amerikai részlegeken egyaránt).

Ez a példa a magyarázat kedvéért egy meglehetősen egyszerű hierarchiát szemléltet. A feladatkör hierarchia megmutatja, hogyan épül fel a szervezeted, illetve alapértelmezetten meghatározza, hogyan történik a CRM-ben az adatáramlás az egyes felhasználók között. A felhasználók a hierarchiában velük egy szinten és alattuk lévők adatait láthatják, de a felettük lévőkét már nem.

Szóval, az imént feltüntetett feladatkör hierarchia alapján:

1. A vezérigazgató mindenki adataira rálát, hiszen ő áll a hierarchia legtetején.
   
2. Az értékesítési vezetők rálátnak az értékesítők és az asszisztensek adataira, de a vezérigazgatóéra nem.
   
3. Az értékesítők csak az asszisztensek adatait látják, de sem a vezérigazgató, sem az értékesítési vezetők adatait nem.
   
4. Az értékesítési asszisztensek pedig, mivel a szervezeti ranglétra legalján helyezkednek el, csak a saját adataikat láthatják.
   

Ez a feladatkörök felépítésének alapvető módja a CRM-ben. Az adatok a felhasználókkal feladatkörük szerint vannak megosztva.

Ha vannak kivételeid az alapértelmezett adathozzáférési folyamat alól, akkor speciális módszerekkel újradefiniálhatod az adatmegosztást a CRM-ben. De erről majd a könyv következő részében lesz szó.

Összefoglalva:

1. A felhasználók Zoho CRM-ben lévő feladatkörei a szervezetednél lévő feladatkörüket jelölik. Például: vezérigazgató, értékesítési vezetők, értékesítők és így tovább.
   
2. A feladatkör hierarchia azért lett létrehozva, hogy a rendszerben meghatározza a szervezeted felépítését – ezt nevezzük felhasználói beállításnak. A hierarchiából megtudhatod, hogy mik a senior és junior feladatkörök a szervezetnél, illetve ezek pontosan hogyan kapcsolódnak egymáshoz.
   
3. A rendszerben lévő feladatkör hierarchia elsősorban azt határozza meg, hogy a felhasználók alapértelmezetten milyen adatokhoz férnek hozzá. A feladatkör hierarchia alapján egy felhasználó a hozzá képest junior szinten lévők adataihoz férhet hozzá, de a senior kollégákéhoz már nem.
   

Mit jelent a „Feladatkörök és Beosztottak”?

Ha egy modult megosztasz két feladatkör között (például a vezérigazgatótól az értékesítési vezetőkhöz), az csak a meghatározott feladatkörrel kerül megosztásra. Azonban, ha kiválasztod a „Feladatkörök és Beosztottak” opciót, a modul a kiválasztott feladatkörrel és annak beosztottjaival is megosztásra kerül. Ebben az esetben az értékesítési vezetőkkel és a hozzájuk tartozó értékesítőkkel is.

Tevékenységed:

Itt van két különböző szervezetnél lévő két féle feladatkör készlet. Vidd fel ezeket a Zoho CRM-be és készíts egy megfelelő feladatkör hierarchiát. <Illessz be két minta feladatkör beállítást>

• Related Articles

• 4. Feladatkörök kontra Profilok: Összehasonlító tanulmány

  A felhasználó kezelés témakörében a „Feladatkörök” és „Profilok” két alapvető fogalom. Olyanok, mint egy érem két oldala. Míg a feladatkörök az adathozzáférési folyamatot határozzák meg, addig a profilok azokat a CRM funkciókat, amiket egy ...

• 3. Profilok

  Míg a feladatkörök azt határozzák meg, hogy egy felhasználó mit láthat a CRM rendszerben, addig a profilok azt, hogy mit csinálhat. A felhasználói profil egyfajta fő vezérlőpanel, ami meghatározza azt a sor CRM funkciót, amit a felhasználó ...

• 1. Felhasználó kezelés és adatmegosztás: Áttekintés

  Amikor egy vállalat szoftveres rendszert használ a tevékenységéhez, fontos, hogy a szervezet folyamatai és emberei megfelelően legyenek hozzárendelve a rendszerhez. Például, amikor egy CRM eszközt alkalmazol az értékesítéshez, a rendszernek át kell ...

• Szervezeti beállítások a Zoho CRM-ben

  Amikor létrehozol egy alkalmazást a céged számára, használat előtt meg kell adnod pár alapvető adatot. Vegyük példának a Twittert. Amikor egy Twitter fiókot hozol létre, először meg adsz egy felhasználónevet, feltöltesz egy profilképet, megadod a ...

• 5. Felhasználók közti adatmegosztás

  Most hogy a felhasználók létre lettek hozva és meghatározásra került a feladatkörük a CRM-ben, itt az idő, hogy eldöntsd, hogy az adatok hogyan legyenek velük megosztva. Az adatmegosztás a CRM-ben alapértelmezetten a feladatkör hierarchiában ...